Walne zebranie - wzór protokołu, uchwał i listy obecności
Walne Zebranie Komisji (zakładowej, międzyzakładowej i środowiskowej) w Statucie nazywane "Ogólnym zebraniem cżłonków i członkiń" musi być organizowane co najmniej raz na dwa lata - wynika to z tego, że tyle trwa kadencja władz komisji (prezydium i komisji rewizyjnej), a nowe władze powinny zostać wybrane zanim upłynie kadencja aktualnych władz. Zdarza się, że pojawia się konieczność częstszego zwoływania Walnego Zebrania - np. aby wybrać Delegatów i Delegatki na Krajowy Zjazd Delegatów i Delegatek albo w sytuacji gdy potrzebne jest podjęcie decyzji innych niż wybór władz w szerszym gronie niż samego prezydium. W tych sytuacjach załączony wzór protokołu i uchwał należy w odpowiednich miejsach zmodyfikować. Poniżej znajdziecie krótką instrukcję właściwego przeprowadzenia Walnego Zebrania:
Zebranie powinno być zwołane przez prezydium na miesiąc wcześniej (powinna zostać podjęta uchwała o zwołaniu Zebrania, a członkowie i członkinie komisji powinni zostać o nim poinformowani np. poprzez ogłoszenie na tablicy związkowej, mail wysłany przez prezydium, post w mediach społecznościowych prowadzonych przez komisję) i w zapowiedzi powinny zostać wskazane dwa terminy ("pierwszy" i "drugi") - w pierwszym terminie wymagana jest obecność co najmniej połowy członków i cżłonkiń komisji (quorum) a uchwały zapadają zwykłą większościa głosów; w drugim terminie zebranie jest ważne bez względu na liczbę osób, które biorą w nim udział, ale uchwały zapadają większością 2/3 głosów.
Część wstępna spotkania polega na:
1) przeprowadzeniu przez dotychczasowe prezydium wyborów komisji skrutacyjnej (odpowiedzialnej za liczenie głosów podczas dalszej części Zebrania) - mogą to być wybory jawne;
2) przyjęciu do komisji nowych członków i członkiń (jeśli na spotkaniu pojawią się osoby chcące wstąpić do komisji);
3) stwierdzeniu czy w Zebraniu bierze udział wystarczająca liczba osób - to zadanie komisji skrutacyjnej, której dotychczasowe prezydium powinno przekazać do wglądu ewidencję członków i członkiń;
4) przegłosowaniu czy zebranie jest ważne oraz ustaleniu składu prezydialnego (osoby prowadzącej zebranie, sekretarz(a) zebrania, osoby moderującej dyskusję)
5) przegłosowaniu uchwały o absolutorium (pozytywnej ocenie prac) ustępującego prezydium - na podstawie sprawozdania ustępującego prezydium, które może mieć formę ustną oraz po wysłuchaniu rekomendacji komisji rewizyjnej.
UWAGA! Część wstępna powinna rozpocząć się od podpisania listy obecności przez wszystkie osoby biorące udział w Zebraniu!
Następnie należy przejść do wyboru nowych władz wg. następujących punktów:
1) osoba prowadząca spotkanie przyjmuje kandydatury do prezydium i wpisuje je do protokołu (po uzyskaniu zgody osób, których kandydatury zgłoszono);
2) Zebranie przegłosowuje uchwałę o liczbie osób wchodzących w skład prezydium (od 3 do 15 osób);
3) komisja skrutacyjna przeprowadza głosowanie (zalecamy głosowanie tajne) i zlicza głosy, które otrzymały kandydujące osoby a następnie wpisuje wyniki głosowania do protkołu i podpisuje się w odpowiedniej części dokumentu;
4) Zebranie przegłosowuje uchwałę o wyborze prezydium komisji (w skład którego wchodzą kandydaci i kandydatki, którzy i które otrzymali najwięcej głosów w liczbie nie większej niż ustalona w uchwale z punktu 2);
5) osoba prowadząca spotkanie przyjmuje kandydatury do komisji rewizyjnej i wpisuje je do protokołu (po uzyskaniu zgody osób, których kandydatury zgłoszono);
6) Zebranie przegłosowuje uchwałę o liczbie osób wchodzących w skład komisji rewizyjnej (od 2 do 5 osób);
7) komisja skrutacyjna przeprowadza głosowanie (zalecamy głosowanie tajne) i zlicza głosy, które otrzymały kandydujące osoby a następnie wpisuje wyniki głosowania do protkołu i podpisuje się w odpowiedniej części dokumentu;
8) Zebranie przegłosowuje uchwałę o wyborze komisji rewizyjnej komisji (w skład którego wchodzą kandydaci i kandydatki, którzy i które otrzymali najwięcej głosów w liczbie nie większej niż ustalona w uchwale z punktu 2);
Ostatnim - nieobowiązkowym - punktem zebrania są inne sprawy: mogą to być uchwały np. o wysokości składki członkowskiej, albo o planowanych działaniach komisji w najbliższym czasie. Do protokołu dobrze jest dołączyć sprawozdanie z przebiegu dyskusji nad innymi sprawami oraz - jeśli zostały podjęte jeszcze jakieś uchwały - należy je także dołączyć do protokołu i wpisać w wykaz uchwał podjętych w tym punkcie (str. 3) oraz do listy załączników (str. 3).
Na zakończenie władze komisji (dotychczasowe i nowowybrane) oraz skład prezydialny Zebrania przygotowują i podpisują uchwały zgodnie z wynikiem głosowań na Zebraniu oraz podpisują część końcową protokołu (str. 3).
Dokumenty z Walnego Zebrania (protokół, lista obecności oraz uchwały) powinny zostać niezwłocznie przesłane do Biura Związku (na adres Komisji Krajowej OZZ Inicjatywa Pracownicza: ul. Kościelna 4/1A, 60-538 Poznań) - zostaną tam one zarchiwizowane a komisja otrzyma z powrotem kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem. Istnieje także możliwość wykonania 2 egzemplarzy dokumentów z Walnego Zebrania i wtedy 1 zostaje zarchiwizowany przez preyzdium komisji, a drugi trafia do Biura Związku.
W załączeniu znajdziecie wzór protkołu z Zebrania wraz z listą obecności i uchwałami w wersji [PDF] oraz [DOC].