Zebranie powinno być zwołane przez prezydium na miesiąc wcześniej (powinna zostać podjęta uchwała o zwołaniu Zebrania, a członkowie i członkinie komisji powinni zostać o nim poinformowani np. poprzez ogłoszenie na tablicy związkowej, mail wysłany przez prezydium, post w mediach społecznościowych prowadzonych przez komisję) i w zapowiedzi powinny zostać wskazane dwa terminy ("pierwszy" i "drugi") - w pierwszym terminie wymagana jest obecność co najmniej połowy członków i cżłonkiń komisji (quorum) a uchwały zapadają zwykłą większościa głosów; w drugim terminie zebranie jest ważne bez względu na liczbę osób, które biorą w nim udział, ale uchwały zapadają większością 2/3 głosów.

Część wstępna spotkania polega na:
1) przeprowadzeniu przez dotychczasowe prezydium wyborów komisji skrutacyjnej (odpowiedzialnej za liczenie głosów podczas dalszej części Zebrania) - mogą to być wybory jawne;
2) przyjęciu do komisji nowych członków i członkiń (jeśli na spotkaniu pojawią się osoby chcące wstąpić do komisji);
3) stwierdzeniu czy w Zebraniu bierze udział wystarczająca liczba osób - to zadanie komisji skrutacyjnej, której dotychczasowe prezydium powinno przekazać do wglądu ewidencję członków i członkiń;
4) przegłosowaniu czy zebranie jest ważne oraz ustaleniu składu prezydialnego (osoby prowadzącej zebranie, sekretarz(a) zebrania, osoby moderującej dyskusję)
5) przegłosowaniu uchwały o absolutorium (pozytywnej ocenie prac) ustępującego prezydium - na podstawie sprawozdania ustępującego prezydium, które może mieć formę ustną oraz po wysłuchaniu rekomendacji komisji rewizyjnej;
6) przegłosowaniu uchwały w sprawie wyłonienia stałych struktur komisji (czyli przekształcenia komisji z tymczasowej w stałą) oraz ewentualnej zmianie nazwy komisji (np. gdy rozszerza się zasięg działania komisji na nowe zakłady pracy).

UWAGA! Część wstępna powinna rozpocząć się od podpisania listy obecności przez wszystkie osoby biorące udział w Zebraniu!

Następnie należy przejść do wyboru nowych władz wg. następujących punktów:
1) osoba prowadząca spotkanie przyjmuje kandydatury do prezydium i wpisuje je do protokołu (po uzyskaniu zgody osób, których kandydatury zgłoszono);
2) Zebranie przegłosowuje uchwałę o liczbie osób wchodzących w skład prezydium (od 3 do 15 osób);
3) komisja skrutacyjna przeprowadza głosowanie (zalecamy głosowanie tajne) i zlicza głosy, które otrzymały kandydujące osoby a następnie wpisuje wyniki głosowania do protkołu i podpisuje się w odpowiedniej części dokumentu;
4) Zebranie przegłosowuje uchwałę o wyborze prezydium komisji (w skład którego wchodzą kandydaci i kandydatki, którzy i które otrzymali najwięcej głosów w liczbie nie większej niż ustalona w uchwale z punktu 2);
5) osoba prowadząca spotkanie przyjmuje kandydatury do komisji rewizyjnej i wpisuje je do protokołu (po uzyskaniu zgody osób, których kandydatury zgłoszono);
6) Zebranie przegłosowuje uchwałę o liczbie osób wchodzących w skład komisji rewizyjnej (od 2 do 5 osób);
7) komisja skrutacyjna przeprowadza głosowanie (zalecamy głosowanie tajne) i zlicza głosy, które otrzymały kandydujące osoby a następnie wpisuje wyniki głosowania do protkołu i podpisuje się w odpowiedniej części dokumentu;
8) Zebranie przegłosowuje uchwałę o wyborze komisji rewizyjnej komisji (w skład którego wchodzą kandydaci i kandydatki, którzy i które otrzymali najwięcej głosów w liczbie nie większej niż ustalona w uchwale z punktu 2);

Ostatnim - nieobowiązkowym - punktem zebrania są inne sprawy: mogą to być uchwały np. o wysokości składki członkowskiej, albo o planowanych działaniach komisji w najbliższym czasie. Do protokołu dobrze jest dołączyć sprawozdanie z przebiegu dyskusji nad innymi sprawami oraz - jeśli zostały podjęte jeszcze jakieś uchwały - należy je także dołączyć do protokołu i wpisać w wykaz uchwał podjętych w tym punkcie (str. 3) oraz do listy załączników (str. 3).

Na zakończenie władze komisji (dotychczasowe i nowowybrane) oraz skład prezydialny Zebrania przygotowują i podpisują uchwały zgodnie z wynikiem głosowań na Zebraniu oraz podpisują część końcową protokołu (str. 3).

Dokumenty z Zebrania (protokół, lista obecności oraz uchwały)  powinny zostać niezwłocznie przesłane do Biura Związku (na adres Komisji Krajowej OZZ Inicjatywa Pracownicza: ul. Kościelna 4/1A, 60-538 Poznań)  - zostaną tam one zarchiwizowane a komisja otrzyma z powrotem kopie potwierdzone za zgodność z oryginałem. Istnieje także możliwość wykonania 2 egzemplarzy dokumentów z Walnego Zebrania i wtedy 1 zostaje zarchiwizowany przez preyzdium komisji, a drugi trafia do Biura Związku.

W załączeniu znajdziecie wzór protkołu z Zebrania wraz z listą obecności i uchwałami w wersji [PDF].