Wstęp – czym jest okres rozliczeniowy

Okres rozliczeniowy to przedział czasu, w którym jest planowany i rozliczany czas pracy pracownika. Od długości okresu rozliczeniowego zależy w dużej mierze to, czy za dodatkową pracę w dni wolne pracownicy otrzymają dodatek za nadgodziny czy też dzień wolny.

Im dłuższy okres rozliczeniowy, tym łatwiejsze jest dla pracodawcy „elastyczne” organizowanie czasu pracy: wydłużanie czasu pracy w okresach wzrostu zamówień (pracujące soboty, niedziele, dni świąteczne) i skracanie jej w okresach, gdy jest mniej pracy do wykonania.

Jeżeli okres rozliczeniowy wynosi jeden miesiąc, wtedy pracodawca musi rozliczyć czas pracy pracowników na koniec miesiąca. W takiej sytuacji, jeśli zachodzi konieczność pracy w dni wolne, pracownikom najczęściej wypłaca się dodatki za pracę w godzinach nadliczbowych.

Jeżeli natomiast okres rozliczeniowy wynosi do 4 lub 12 miesięcy, wtedy pracodawca ma więcej czasu na to, aby „zwrócić”, czy też „zrekompensować” pracownikom okresy dodatkowej, dłuższej pracy przez dni wolne (wypadające w dniach, które „normalnie” byłyby dniami pracy). Wtedy raczej nie wypłaca się dodatków za nadgodziny, tylko pracujące soboty np. ze stycznia oddaje się w kolejnych miesiącach w formie dodatkowych dni wolnych np. ustalając, że w marcu wolne będzie tyle poniedziałków, ile w styczniu przepracowano sobót. Zdarza się, zwłaszcza przy pracy zmianowej, że w okresach wzmożonej pracy przed końcem roku pracodawca kieruje pracowników do pracy w święto państwowe w zamian za dzień wolny na koniec okresu rozliczeniowego. Tak np. w jednym zakładzie na Śląsku gdzie został wprowadzony roczny okres rozliczeniowy pracownicy zostali poinformowani, że 11 listopada jest obowiązkowym dniem pracy bez dodatku za nadgodziny, w zamian za dzień wolny w dniu 31 grudnia.

Planowanie i rozliczanie czasu pracy na przestrzeni 4, 6 lub 12 miesięcy pozwala pracodawcy podporządkować wynagrodzenia pracowników bieżącej sytuacji firmy na rynku. To znów wiąże się z oszczędnościami na niekorzyść pracowników. W miesiącach, w których firma ma mniej zamówień pracodawca może zmniejszyć liczbę dni pracy, aby potem zwiększyć ich liczbę. Tak np. w jednym zakładzie w Małopolsce pracodawca wprowadził 6-miesięczny okres rozliczeniowy, po czym odjął z grafiku 3 dni pracy w październiku, 2 dni w listopadzie i 1 dzień w grudniu. Dla niektórych pracowników produkcyjnych i magazynowych oznaczało to, że ich wypłata za sam październik zmalała o 500 zł. Dla wielu zarabiających najniższe stawki godzinowe oznacza to spadek październikowego wynagrodzenia nawet do poziomu ustawowej płacy minimalnej.

Przy dłuższym okresie rozliczeniowym o wiele trudniej jest też zachować prawidłowość rozliczenia czasu pracy, zwłaszcza kiedy sami pracownicy nie mają kontroli nad dokumentacją naliczania godzin. Niewypłacanie całości płacy co miesiąc jest również sposobem przywiązywania pracownika do jednego zakładu – przy dłuższym okresie rozliczeniowym ewentualne nadgodziny są zliczane i wypłacane na końcu okresu rozliczeniowego, a nie co miesiąc.

Długość okresu rozliczeniowego

Ogólnie, okres rozliczeniowy nie powinien przekraczać 4 miesięcy (art. 129 par. 1 Kodeksu pracy - KP), a na poziomie układu zbiorowego lub regulaminu pracy można ustalić, że jego długość jest krótsza (w wielu zakładach wynosi 1 miesiąc). Istnieje jednak szereg wyjątków od tej ogólnej zasady.

Do kryzysu w 2009 r. niektóre systemy czasu pracy, zwłaszcza te szczególnie uciążliwe dla pracowników, takie jak praca w systemie równoważnym albo w ruchu ciągłym, miały dodatkowe ograniczenia odnośnie długości okresów rozliczeniowych:
praca w systemie równoważnym (pozwalającym na przedłużenie dziennego czasu pracy do 12 godzin, a w niektórych przypadkach takich jak dozór czy pilnowanie mienia do 16 lub 24 godzin) była rozliczana w przeciągu jednego miesiąca, a w szczególnych sytuacjach można było okres rozliczeniowy przedłużyć do 3 miesięcy lub 4 (w przypadku prac uzależnionych od warunków atmosferycznych).
praca w systemie ruchu ciągłego (pozwalająca na wydłużenie tygodniowego wymiaru czasu pracy do 43 godzin, a dziennego do 12) była rozliczana w czterotygodniowych okresach rozliczeniowych.

W 2009 r. rząd wprowadził ustawę antykryzysową, która umożliwiła wydłużenie okresu rozliczeniowego do 12 miesięcy w każdym systemie czasu pracy (art. 129 par. 2 KP). Zmiana, która pierwotnie miała być tymczasowa, została wprowadzona na stałe nowelizacją KP w 2013 r. i obowiązuje do dziś. Oznacza to, że pracodawcy mają bardzo dużą swobodę jeśli chodzi o organizację czasu pracy i wydłużanie okresów rozliczeniowych.

Związkowa kontrola nad długością okresu rozliczeniowego

Zgodnie z art. 150 par 1 KP, okresy rozliczeniowe ustala się w układzie zbiorowym pracy (UZP) lub regulaminie pracy (albo w obwieszczeniu gdy pracodawca nie ma obowiązku wydawać regulaminu). Oznacza to, że związki zawodowe mają pewną możliwość kontroli długości okresu rozliczeniowego.

Jeśli u pracodawcy działa więcej niż jedna zakładowa organizacja związkowa znajdzie zastosowanie art. 30 ust. 6 ustawy o związkach zawodowych. W tym wypadku pracodawca jest obowiązany uzyskać wspólną zgodę organizacji związkowych na wprowadzenie wydłużonego okresu rozliczeniowego. Jeśli w zakładzie działa tylko jedna organizacja związkowa, wprowadzenie wydłużonego okresu rozliczeniowego do regulaminu pracy także będzie wymagało porozumienia się z nią, zgodnie z procedurą zmiany regulaminu pracy przewidzianą w art. 1042 Kodeksu pracy.

Co ważne, wydłużenie okresu rozliczeniowego musi być uzasadnione „przyczynami obiektywnymi, technicznymi lub dotyczącymi organizacji pracy” (art. 129 par. 2 KP) – związki zawodowe mogą więc żądać od pracodawcy przedstawienia uzasadnienia dlaczego chce wydłużyć okres rozliczeniowy i zweryfikować na ile przyczyny te są „obiektywne”, związane z technologią stosowaną w naszym miejscu pracy albo czy faktycznie organizacja pracy wymaga zastosowania dłuższych okresów rozliczeniowych niż standardowe cztery miesiące (w przypadku równoważnego systemu czasu pracy 1 miesiąc, a przy pracy w ruchu ciągłym – 4 tygodnie). Wydłużenie okresu rozliczeniowego powinno także odbyć się przy zachowaniu „zasad dotyczących ochrony bezpieczeństwa i zdrowia pracowników” - to kolejna kwestia, gdzie związek może domagać się przedstawienia przez pracodawcę informacji o tym, jak zamierza zadbać o zdrowie załogi pracującej w dłuższym okresie rozliczeniowym.

Walka o krótszy okres rozliczeniowy

Co w sytuacji, gdy w naszym miejscu pracy pracodawca wydłużył okres rozliczeniowy przed powstaniem związku zawodowego albo jakaś organizacja związkowa zawarła wcześniej porozumienie o wydłużeniu okresu rozliczeniowego? Standardowo, mamy do dyspozycji dwie drogi:

1. Wystąpienie do pracodawcy z wnioskiem o dokonanie zmian regulaminu pracy,
2. Przedstawienie pracodawcy żądania w trybie Ustawy o rozwiązywaniu sporów zbiorowych.

W przypadku wniosku o zmianę regulaminu pracy, pracodawca może, ale nie musi przychylić się do naszej prośby. Nie jest także zobowiązany w żaden sposób do podjęcia z nami rozmów na ten temat – jest to więc droga, która ma sens jedynie w sytuacji gdy relację z pracodawcą układają się bardzo dobrze.

Wysunięcie żądania w trybie sporu zbiorowego jest dużo skuteczniejsze – pracodawca jest wtedy zobowiązany do podjęcia rokowań ze związkiem i musi się także liczyć z ewentualnością, że jego odmowa spełnienia postulatu może doprowadzić do strajku.

Należy jednak pamiętać o tym, że w w zakładach pracy gdzie obowiązuje UZP lub gdzie wcześniej zawarto porozumienie o wydłużeniu okresu rozliczeniowego, skrócenie jego długości musi zostać poprzedzone wypowiedzeniem UZP lub takiego porozumienia odpowiednio: przez związki, które są stroną UZP lub porozumienia. Dopiero po tym, jak upłynie przewidziany w układzie lub porozumieniu okres wypowiedzenia, można rozpocząć wysunąć żądania w trybie sporu zbiorowego.

Marta Rozmysłowicz / Grupa Robocza ds. Prawnych
Jakub Grzegorczyk / Grupa Robocza ds. Szkoleń
Krzysztof Król / Komisja Krajowa