Nowe brzmienie Kodeksu pracy wynika z wdrożenia do polskiego prawa pracy przepisów dwóch dyrektyw Unii Europejskiej:

• ws. przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy (tzw. dyrektywa rodzicielska nr 2019/1152),
• ws. równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów (work-life balance – dyrektywa nr 2019/1158)

Wolne z powodu działania „siły wyższej” oraz dodatkowy urlop opiekuńczy

Nowelizacja wprowadziła dwa nowe rodzaje dni wolnych od pracy dla wszystkich zatrudnionych: zwolnienie z pracy z powodu działania „siły wyższej” oraz urlop opiekuńczy.

Zwolnienie z tytułu działania “siły wyższej” przysługuje wszystkim zatrudnionym w wymiarze 2 dni albo 16 godzin w ciągu roku kalendarzowego. Ze zwolnienia tego można skorzystać jeśli niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika lub pracownicy w związku z sprawą rodzinną spowodowaną chorobą lub wypadkiem. Za czas przebywania na tego rodzaju zwolnieniu przysługuje połowa wysokości wynagrodzenia. Wniosek o udzielenie zwolnienia z powodu działania siły wyższej należy złożyć najpóźniej w dniu w którym chcemy z niego skorzystać, a pracodawca ma obowiązek go udzielić. Wolne z tego tytułu nie wlicza się do rocznego wymiaru urlopu wypoczynkowego.

Urlop opiekuńczy jest dodatkowym, bezpłatnym urlopem udzielanym osobom które muszą zapewnić osobistą opiekę lub wsparcie osobie lub osobom będącym członkami rodziny (syn, córka, matka, ojciec lub małżonek) lub zamieszkującym w tym samym gospodarstwie domowym. Wymiar urlopu opiekuńczego wynosi 5 dni w roku kalendarzowym i jest niezależny od urlopu wypoczynkowego. Wniosek o urlop opiekuńczy należy złożyć najpóźniej dzień przed jego rozpoczęciem i powinien on zawierać:

• imię i nazwisko osoby wymagającej wsparcia z poważnych względów medycznych,
• przyczynę dla której opieka musi być zapewniona osobiście przez pracownika lub pracownicę korzystających z urlopu,
• w przypadku członka rodziny - stopień pokrewieństwa,
• w przypadku osoby niebędącej członkiem rodziny - adres zamieszkania.

Zwolnienie osoby z umowa czasową – tylko z uzasadnieniem i po konsultacji związkowej

Bardzo ważną zmianą wprowadzoną nowelizacją z kwietnia ub.r. jest podniesienie poziomu ochrony stosunku pracy osób zatrudnionych na czas określony. Do tej pory, pracodawca zwalniając pracownika z umową czasową za wypowiedzeniem nie musiał podawać przyczyny rozwiązania umowy ani przeprowadzać wcześniejszej konsultacji ze związkiem zawodowym. Od teraz, zasady dokonywania zwolnień za wypowiedzeniem są takie same w przypadku umów na czas określony i nieokreślony. W obu przypadkach pracodawca ma obowiązek najpierw skonsultować zamiar zwolnienia takiej osoby z reprezentującą ją organizacją związkową, a następnie w wypowiedzeniu podać powód rozwiązania umowy.

Większa ochrona daje także pracownikom zatrudnionym na czas określony prawo do ubiegania się przed sądem o przywrócenie do pracy w przypadku, gdyby zwolnienie było niesłuszne lub niezgodne z prawem. Trzeba jednak pamiętać, że sąd odrzuci takie roszczenie jeśli termin do którego miała trwać umowa albo już minął, albo upłynie wkrótce. W takich sytuacjach pracownikowi lub pracownicy przysługiwać będzie wyłącznie odszkodowanie w maksymalnej wysokości 3 pensji.

Wniosek o zmianę umowy lub warunków zatrudnienia

Kolejnym nowym uprawnieniem osób zatrudnionych na umowach czasowych jest możliwość złożenia wniosku o zawarcie umowy na czas nieokreślony lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy. Z uprawnienia tego można skorzystać wg. następujących zasad:

• wniosek można złożyć jeden raz w roku kalendarzowym,
• prawo do złożenia wniosku mają osoby, które przepracowały u danego pracodawcy co najmniej 6 miesięcy,
• wnioskować można zarówno o zmianę czasu trwania umowy (z określonego na nieokreślony) jak i bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy - czyli o zmianę rodzaju pracy lub zatrudnienie w pełnym wymiarze czasu pracy.

Pracodawca powinien uwzględnić wniosek “w miarę możliwości” i udzielić na niego odpowiedzi w przeciągu miesiąca od dnia złożenia. W przypadku odmowy konieczne jest wskazanie uzasadnienia a samo wystąpienie przez pracownika z wnioskiem nie może być przyczyną uzasadniającą zwolnienie go lub jej z pracy.

Czas pracy rodziców dzieci do lat 8

Od wejścia w życie nowych przepisów, pracownicy i pracownice opiekujący się dziećmi do 8 roku życia uzyskali dwa nowe uprawnienia związane z czasem pracy:

• Mogą nie wyrazić zgody na nadgodziny, pracę w porze nocnej, pracę w systemie przerywanego czasu pracy oraz oddelegowanie poza stałe miejsce pracy.

Do tej pory takie uprawnienie przysługiwało rodzicom dzieci do lat 4, obecnie można z niego korzystać do ukończenia przez dziecko ósmego roku życia.

• Mają prawo złożyć wniosek o elastyczną organizację czasu pracy.

Przez elastyczną organizację czasu pracy rozumie się następujące rozwiązania: pracę zdalną, system przerywanego czasu pracy, system skróconego tygodnia pracy, system pracy weekendowej, ustalenie indywidualnego wymiaru czasu pracy oraz tzw. ruchomy system czasu pracy (rozpoczynanie pracy w różnych godzinach). W tej kategorii mieści się także obniżenie wymiaru czasu pracy.
Wniosek o elastyczną organizację czasu pracy musi zawierać:

• imię i nazwisko oraz datę urodzenia dziecka,
• przyczynę uzasadniającą konieczność skorzystania z takiego rozwiązania,
• termin rozpoczęcia i zakończenia elastycznej organizacji pracy,
• rodzaj organizacji pracy, z której wnioskujący lub wnioskująca chcą skorzystać.

Pracodawca ma obowiązek odpowiedzieć na wniosek w przeciągu 7 dni od jego otrzymania. Może go uwzględnić, odmówić lub wskazać inny możliwy termin zastosowania elastycznej organizacji pracy. W przypadku odmowy ma obowiązek wskazania przyczyny.

Urlopy rodzicielskie na nowych zasadach

Wymiar urlopu rodzicielskiego dla obojga rodziców został wydłużony z 32 do 41 tygodni w przypadku urodzenia jednego dziecka i z 34 do 43 w przypadku urodzenia większej ich liczby przy jednym porodzie. Wzrósł również wymiar urlopu przysługujący osobom łączącym go z pracą. W przypadku urodzenia jednego dziecka z 64 do 82 tygodni, a w przypadku urodzenia większej liczby dzieci w jednym porodzie z 68 do 86 tygodni.
Bardzo ważną zmianą w zakresie urlopu rodzicielskiego jest ustalenie, że 9 tygodni tego urlopu jest “nieprzechodzące” - tzn. możliwość wykorzystania ich przysługuje każdemu z rodziców na wyłączność i nie można tego okresu “przenieść” na drugą osobę. Do tej pory urlop rodzicielski mógł być w całości wykorzystany przez jednego z rodziców.

Po nowelizacji urlop rodzicielski jest udzielany jednorazowo albo nie więcej niż w 5 częściach, a prawo do skorzystania z niego przysługuje do końca roku kalendarzowego, w którym dziecko kończy 6 rok życia.

Nowa minimalna długość przerwy w pracy

Do kwietnia ub.r. osobom, których dzień pracy wynosił co najmniej 6 godzin przysługiwała przynajmniej jedna, 15-o minutowa przerwa wliczana do czasu pracy. Nowelizacja Kodeksu pracy wprowadziła dwie dodatkowe przerwy:

• Drugą, 15-o minutową dla osób pracujących więcej niż 9 godzin w ciągu doby,
• trzecią, również 15-o minutową dla osób pracujących więcej niż 16 godzin w ciągu doby.

Warto zaznaczyć, że przedstawione powyżej zasady są minimalnymi standardami i na poziomie układów zbiorowych lub regulaminów pracy długość przerw i ich liczba mogą zostać zwiększone. Należy także pamiętać, że przepisy o przerwach odnoszą się do tzw. “doby pracowniczej”, która jest liczona od momentu rozpoczęcia przez pracownika pracy zgodnie z rozkładem czasu pracy.

Czas szkoleń wliczony do czasu pracy

Nowe brzmienie Kodeksu pracy wreszcie reguluje w sposób bardziej jednoznaczny kwestie czasu szkoleń. Te szkolenia, które niezbędne są do wykonywania pracy na danym stanowisku (zgodnie z przepisami ustaw i rozporządzeń, układów zbiorowych lub porozumień albo regulaminów) a także te, które pracownik lub pracownica odbywają na polecenie swoich przełożonych, odbywają się na koszt pracodawcy i w godzinach pracy. Jeśli nie jest możliwe zorganizowanie szkolenia w godzinach pracy, to czas szkolenia w czasie wolnym wlicza się do czasu pracy.

Szersza informacja o warunkach zatrudnienia

Do dnia wejścia w życie nowelizacji istniał bardzo ograniczony katalog informacji, jakie pracodawca zobowiązany był przedstawić na piśmie nowozatrudnionym pracownikom i pracownicom w terminie 7 dni od dnia dopuszczenia ich do pracy. Od kwietnia ub.r. katalog ten jest znacznie szerszy i obecnie obejmuje następujące informacje (które mogą być przedstawione w formie pisemnej lub elektronicznej):

• dobowy i tygodniowy wymiar czasu pracy, przysługujące przerwy oraz dobowy i tygodniowy odpoczynek,
• zasady pracy w godzinach nadliczbowych oraz rekompensaty za taką pracę,
• w przypadku pracy zmianowej – zasady przechodzenia ze zmiany na zmianę,
• w przypadku kilku miejsc wykonywania pracy – zasady przemieszczania się między tymi miejscami,
• składniki wynagrodzenia oraz świadczenia pieniężne lub rzeczowe, które nie zostały określone w umowie o pracę,
• wymiar płatnego urlopu lub (gdy nie jest możliwe określenie jego wymiaru) procedura jego przyznawania i ustalania,
• procedura rozwiązania umowy o pracę, długość okresów wypowiedzenia lub sposób ich ustalania, termin odwołania się do sądu pracy,
• prawo do szkoleń zapewnianych przez pracodawcę,
• układ zbiorowy lub inne porozumienie zbiorowe, którymi pracownik jest objęty,
• w przypadkach gdy w zakładzie nie obowiązuje regulamin pracy - termin, miejsce i częstotliwość wypłacania wynagrodzenia, pora nocna, przyjęte sposoby potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwianie nieobecności.

Na pracodawców zostały także nałożone szersze obowiązki informacyjne w przypadku delegowania pracowników i pracownic do pracy poza granicami Polski. Przed tzw. “wyjazdem służbowym” poza granicę kraju, pracownik lub pracownica muszą otrzymać na piśmie lub w formie elektronicznej informacje o:

• państwie lub państwach, w których praca za granicą lub zadanie służbowe mają być wykonywane,
• przewidywanym czasie trwania tej pracy lub zadania służbowego,
• walucie, w której będzie wypłacane wynagrodzenie,
• świadczeniach pieniężnych lub rzeczowych związanych z wykonywaniem pracy za granicą lub zadania służbowego,
• warunkach powrotu do kraju (o ile powrót zapewnia pracodawca).

Umowy na okres próbny

Nowelizacja bardziej szczegółowo normuje również zasady korzystania z umów na okres próbny. Główną zmianą jest powiązanie okresu próbnego z przedziałem czasowym, na jaki pracodawca następnie chce zawrzeć umowę o pracę. Maksymalny okres na jaki zawiera się umowę próbną wynosi 3 miesiące, jednak w dwóch przypadkach będzie on krótszy:

• gdy umowa o pracę ma być zawarta na czas określony nie dłuższy niż 6 miesięcy, okres próbny nie może trwać dłużej niż 1 miesiąc,
• gdy umowa o pracę ma być zawarta na czas określony dłuższy niż 6, ale krótszy niż 12 miesięcy, okres próbny wynosić może maksymalnie 2 miesiące,

Wyżej wskazana maksymalne długości okresu próbnego mogą być wydłużone o jeden miesiąc, jeśli zgodzą się na to obie strony i jeśli jest to uzasadnione rodzajem pracy. Przedłużenie może także nastąpić w sytuacji, gdy pracownik lub pracownica podczas okresu próbnego korzystali z urlopu lub mieli inne usprawiedliwione nieobecności - w tej jednak sytuacji konieczne jest zawarcie takiej możliwości w umowie o pracę, a czas na jaki zostanie wydłużony okres próbny musi być równy czasowi absencji.

Bardzo ważną zmianą jest też zakaz wielokrotnego zatrudniania tej samej osoby na okres próbny. Ponowne zawarcie umowy na okres próbny z tą samą osobą jest możliwe tylko jeśli pracownik ma być zatrudniony do wykonywania innego rodzaju pracy.

Prawo do jednoczesnego zatrudnienia lub wykonywania pracy na innej podstawie

Od kwietnia 2023 r. pracodawca, co do zasady, nie może pracownikom zakazać pracy u innego pracodawcy, bez względu na to czy jest ona świadczona na podstawie umowy o pracę czy też umów regulowanych przez Kodeks cywilny (zlecenie, dzieło etc.). Zakaz taki może być ustalony tylko w przypadku zawarcia odrębnej umowy o zakazie konkurencji lub w sytuacji gdy wynika on z przepisów prawa.

Większa ochrona przed zwolnieniem osób korzystających z nowych przepisów

Nowelizacja wskazuje wprost, że korzystanie przez osoby zatrudnione z uprawnień wprowadzonych nowymi przepisami nie może być przyczyną wypowiedzenia ani rozwiązania umowy o pracę. Co więcej, pracodawca nie może nawet prowadzić działań, które są przygotowaniem do rozwiązania umowy o pracę ani stosować działań “mających skutek równoważny z rozwiązaniem umowy o pracę” w związku z korzystaniem przez pracowników z tych uprawnień. Ochroną tą objęte są następujące działania pracownika:

• wystąpienie z wnioskiem o zmianę rodzaju umowy lub o bardziej przewidywalne i bezpieczne warunki pracy,
• jednoczesne świadczenie pracy dla innego pracodawcy (za wyjątkiem sytuacji gdy została zawarta umowa o zakazie konkurencji),
• dochodzenie przez pracownika informacji o warunkach zatrudnienia lub o zasadach świadczenia pracy poza granicami kraju,
• dochodzenie praw związanych z nowymi regulacjami dotyczącymi szkoleń.

W przypadku, gdyby zwolniony pracownik lub pracownica skierowali do sądu pozew zarzucający pracodawcy, że przyczyną zwolnienia jest któraś z powyższych okoliczności, to na pracodawcy spoczywa obowiązek udowodnienia, że faktyczna przyczyna zwolnienia była inna.

Nowelizacja zakazuje także pracodawcom “prowadzić przygotowań” do rozwiązania umowy o pracę z następującymi kategoriami osób zatrudnionych:

• pracownicą w ciąży lub przebywającą na urlopie macierzyńskim,
• pracownikiem lub pracownicą, którzy złożyli wniosek o urlop macierzyński, ojcowski, rodzicielski lub urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego.

Opracowanie: Mateusz Dyjach, Łódzka Komisja Środowiskowa

Konsultacja merytoryczna: Jakub Grzegorczyk, Grupa Robocza ds. Szkoleń