Artykuł pochodzi z 62 numeru biuletynu Inicjatywy Pracowniczej.

Co to jest i do czego służy ZFŚS?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) jest narzędziem wsparcia pracowników i ich rodzin w obszarach związanych z życiem socjalnym, kulturalnym oraz bytowym. Główne cele i zastosowania funduszu określa ustawa z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: Ustawa), ale szczegóły jego wykorzystania precyzuje regulamin przyjęty w zakładzie pracy.

Zgodnie z art. 16 Kodeksu Pracy pracodawca, stosownie do możliwości i warunków, zaspokaja bytowe, socjalne i kulturalne potrzeby pracowników. Regulacja prawna dotycząca zakładowych funduszów powstała po to, aby ten obowiązek leżący po stronie pracodawcy realizować. Ustawa określa zasady tworzenia przez pracodawców zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i zasady gospodarowania środkami tego funduszu. Fundusz ten jest przeznaczony na finansowanie działalności socjalnej organizowanej na rzecz osób uprawnionych do korzystania z funduszu oraz na dofinansowanie zakładowych obiektów socjalnych.

Działalność socjalna oznacza: 

1. usługi świadczone przez pracodawców na rzecz różnych form wypoczynku, działalności kulturalno-oświatowej, sportowo-rekreacyjnej, opieki nad dziećmi, udzielanie pomocy materialnej, w formie rzeczowej lub finansowej w żłobkach, klubach dziecięcych, sprawowanej przez dziennego opiekuna lub nianię, w przedszkolach oraz innych formach wychowania przedszkolnego;
2. pomoc materialną – rzeczową lub finansową;
3. zwrotną lub bezzwrotną pomoc na cele mieszkaniowe na warunkach określonych umową.

Formy pomocy wypisane wyżej, są katalogiem zamkniętym. Oznacza to, że nie można uznać za działalność socjalną innych usług i pomocy pracodawcy realizowanych na rzecz pracowników w związku z zatrudnianiem, np. ubezpieczenia emerytalnego i na życie, kasy zapomogowo-pożyczkowej, zakwaterowania, wyżywienia, dowozu do pracy, szkoleń podnoszących kwalifikacje zawodowe, odpraw dla pracowników zwalnianych z przyczyn dotyczących pracodawcy, abonamentu w prywatnej klinice, szczepień ochronnych.

Którzy pracodawcy mają obowiązek założyć fundusz?

Na początku warto nadmienić, że prowadzenie działalności funduszowej ma charakter obligatoryjny — bez względu na możliwości i warunki leżące po stronie pracodawcy, ma on obowiązek utworzenia ZFŚS, w przypadku, kiedy zatrudnia powyżej 50 pracowników (w przeliczeniu na pełne etaty). Pracodawcy zatrudniający od 20 do 49 pracowników, mają obowiązek założenia funduszu na wniosek organizacji związkowej. Natomiast pracodawcy prowadzący działalność w formie jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych tworzą (obligatoryjnie) ZFŚS, bez względu na liczbę zatrudnianych pracowników (art. 3 ustawy).

Z przepisów Ustawy wynika, że działalność funduszu może być finansowana z kilku źródeł. Głównym z nich jest przekazywany przez pracodawcę co roku odpis podstawowy (równowartość dokonanych odpisów na rachunek bankowy Funduszu), obliczany na podstawie przeciętnej liczby zatrudnionych. Procentowe kwoty wskaźników corocznego odpisu określa art. 5 Ustawy. Pozostałe źródła finansowania Funduszu zawarte są w art. 7 Ustawy.

Kto jest uprawniony do korzystania ze środków z Funduszu?

Osoby uprawnione do korzystania z ZFŚS to pracownicy i ich rodziny, emeryci i renciści (byli pracownicy i ich rodziny) oraz inne osoby, którym pracodawca przyznał w regulaminie dot. ZFŚS, prawo korzystania ze świadczeń socjalnych finansowanych z Funduszu (np. osobom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych).

Pracodawca w regulaminie – uzgodnionym z zakładowymi organizacjami związkowymi – musi ustalić warunki korzystania przez osoby uprawnione z usług i świadczeń finansowanych z ZFŚS. Przyznawanie ulgowych usług i świadczeń oraz wysokość dopłat z Funduszu musi być uzależnione od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej do korzystania z Funduszu — pracodawca więc nie może ustalić tych warunków według własnej preferencji, czy zgodnie z zasadą „każdemu po równo” — ważne jest uwzględnienie kryterium socjalnego, które bierze pod uwagę różnice w poziomie życia pracowników i ich rodzin.

Ustalanie treści regulaminu o ZFŚS

Obligatoryjną treść regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych stanowią postanowienia określające zasady przeznaczania środków funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności socjalnej oraz zasady i warunki korzystania z usług i świadczeń finansowanych z funduszu. Ustalanie zasad wykorzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, w tym podział środków z tego funduszu na poszczególne cele i rodzaje działalności, ustala pracodawca w regulaminie uzgodnionym z zakładową organizacją związkową. Ponadto samo przyznawanie świadczeń z funduszu jest dokonywane w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową. Należy przyjąć, że nie chodzi o konieczność konsultacji każdej indywidualnej decyzji ze związkiem — jednak powinien mieć on faktyczny wpływ i kontrolę nad zasadami i procesem przyznawania świadczeń (art. 27 u.z.z.). Jednym z proponowanych przez doktrynę rozwiązań jest np. udział przedstawiciela związku w komisji socjalnej. 

Także regulaminy nagród i premiowania są ustalane i zmieniane w uzgodnieniu z zakładową organizacją związkową; dotyczy to także zasad podziału środków na wynagrodzenia dla pracowników zatrudnionych w jednostkach sektora finansów publicznych.

Fundusz a regulamin wynagradzania/układ zbiorowy

Artykuł 4 ustawy umożliwia zamieszczenie w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania trzech rodzajów postanowień: 

1. postanowienia o nietworzeniu funduszu w ogóle,
2. postanowienia o kształtowaniu wysokości odpisu na poziomie wyższym niż ustawowy,
3. postanowienia o kształtowaniu wysokości odpisu na poziomie niższym niż ustawowy!

Pracodawca nie musi uzasadniać rezygnacji z Funduszu. Zezwolenie na dowolne ukształtowanie w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania wysokości odpisu na fundusz oznacza, że w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie wynagradzania może zostać ustalona nie tylko wyższa, ale również niższa wysokość odpisu na fundusz, niż wynika to z ustawy. Układ zbiorowy pracy lub regulamin pracy może więc u pracodawcy, który ma ustawowy obowiązek utworzenia Funduszu, kształtować mniej korzystnie sytuację pracowników niż ustawa. Jest to wyjątek od zasady, że postanowienia układów zbiorowych pracy, regulaminów i statutów nie mogą być mniej korzystne dla pracowników niż przepisy Kodeksu pracy oraz innych ustaw i aktów wykonawczych (art. 9 k.p.).

Podsumowanie

Powyższy artykuł ma charakter ogólnikowy i wprowadzający. Kolejne numery będą poświęcone szczegółowym zagadnieniom związanym z funkcjonowaniem Funduszu — zachęcamy do zgłaszania pytań, wątpliwości i opisów niejasnych sytuacji związanych z regulacjami ZFŚS na nasz adres mailowy: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.. Postaramy się na bieżąco odpowiadać na przesłane zapytania mailowo, a na ich podstawie rozwijać problematykę Funduszu w kolejnych wydaniach biuletynu. W ten sposób przygotujemy, mamy nadzieję, faktycznie przydatne materiały — rozwiejemy wątpliwości dotyczące stosowania przepisów i praktycznego funkcjonowania ZFŚS w zakładach pracy.

Opracowanie: Róża Skrobiś,

zespół prawny Regionu Wschodniego Inicjatywy Pracowniczej